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Ya os comenté en un artículo anterior que la productividad está de moda. Existen infinidad de aplicaciones que te pueden ayudar a ello. Pero no es menos cierto que no hace falta gastarse un montón de euros en aplicaciones, ni mucho menos. Con papel y lápiz puedes usar la metodología GTD, pero puedes comenzar a usarla de forma gratuita si eres usuario de productos Apple. Aprovéchate de la aplicación Recordatorios de iOS y macOS.

Si bien Recordatorios es una aplicación bastante sencilla para gestionar tareas y listas, nos ofrece una serie de características interesantes de manera gratuita:

  • Sincronización de todos nuestros dispositivos Apple través de iCloud.
  • Tareas basadas en la localización.
  • Compartir las listas y las tareas con otras personas, sean compañeros de trabajo o nuestra pareja.
  • Repetición de tareas/recordatorios.

En general, la gestión de nuestras tareas, nuestras obligaciones y compromisos, en la vida es algo más que el uso de recordatorios.

Configuración de recordatorios para GTD

Esta configuración no te llevará más de 10 o 15 minutos. Pero una cosa sí he de decirte, conviene que antes te hayas leído el libro Getting Things Done de David Allen. Si te interesa mi opinión, te digo que la lectura de ese libro no es algo opcional si realmente te interesa conocer y hacer GTD. Otro libro que a mí me ha gustado mucho y que siempre recomiendo es Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD de José Miguel Bolívar.

Pero vayamos al lio. Abre tu aplicación de Recordatorios, ya sea en macOS o en iOS, y comienza a crear las listas. Ya sabes que si estás en Mac solo has de pulsar ?L, y si estás en iOS el icono +. De este modo crearemos las listas que necesitemos. Yo te recomiendo comenzar con una serie de listas GTD estándar, que son estas:

  • Bandeja de entrada: En esta lista recopilaremos todas nuestras tareas, las que nos lleguen por mail, teléfono, etc. Aquí es donde cae todo.
  • Proyectos/Resultados deseados: Esta lista contendrá todos nuestros proyectos. Te recuerdo que en la definición de GTD, todo lo que necesita de más de 2 acciones para ser completado es un protector, un conjunto de tareas.
  • Próximas acciones: Aquí es donde se capturan las acciones siguientes, las tareas que necesitas completar para llegar al resultado deseado.
  • @En espera: Esta lista comienza con @, eso es porque es un contexto. Esto es muy importante, ya que muchas tarea se las delegamos a otras personas, o simplemente las ponemos en modo de espera porque no podemos hacer nada con ella de momento, hasta que ocurra algo: que nos llame el taller para recoger el coche, esperar que nos llegue un paquete de Amazon, o que un compañero nos envié un documento.
  • Algún día / Tal vez: En esta lista guardaremos acciones o proyectos (conjunto de acciones), que o bien no tenemos nada claros aun, o que no deseamos realizar de momento. Más adelante, en las revisiones, valoraremos si nos ponemos con ellas o no.
  • Recordatorios: Cierto es que la mayoría de la gente no usa esta lista, pero a veces viene muy bien para establecer recordatorios de tareas futuras que nos quedan lejos en el tiempo. Por ejemplo los vencimientos de los seguros, pagos de impuestos, etc. Es un modo muy cómodo de que la función de recordatorios nos avise de cuando ponernos con ellas.

Creo que esta es una configuración básica, pero muy eficaz. A través del servicio de iCloud que nos facilita Apple, tendremos siempre nuestras listas y tareas sincronizadas en todos nuestros dispositivos. Incluso si estamos trabajando en un ordenador con Windows, podremos acceder a iCloud.com y gestionar desde allí nuestros flujos de trabajo para ir completando tareas.

Ya os dije al principio del artículo que para poner en practica GTD no era necesario mucho. Ahora bien, si tras probar este sistema ves que te va bien y comienzas a necesitar más funcionalidad o comodidades, quizás sea el momento oportuno para pasarte a aplicaciones más avanzadas como Things o Omnifocus. Mi consejo es que primero te pongas a trabajar, que veas que realmente te interesa esta metodología GTD, y cuando llegues al límite, dar el siguiente paso adquiriendo una aplicación que te costará el dinero. Puedes ir directamente a por ella, claro que sí, pero en ese caso estarás suponiendo que llegarás a ese límite de tu gestión, y lo mismo te aburres, te quedas a medio camino y habrás malgastado tu dinero. Elige libremente.

Mis recomendaciones

Otro consejo que me gustaría darte, creo que es el que te dará cualquier persona que trabaje con GTD, es que una de las partes más importante de todo este sistema es la revisión, que es la que te permite mantener el sistema ordenado y fiable. Así que tómate al menos una hora a la semana para revisar tu bandeja de entrada, tus listas, tus calendarios y los resultados a los que quieres llegar (proyectos).

Por último, recordarte que la aplicación Recordatorios te permite realizar búsquedas básicas, por lo que puedes filtrar tareas etiquetadas. Así que, por ejemplo, si has decidido en tu revisión del final del día, ponerte mañana a primera hora con tres tareas, etiquétalas con #hoy, y después tan solo tendrás que filtrar por ellas y realizarlas. ¿Sencillo verdad?

Como ves, los recordatorios pueden ayudarte a comenzar en el mundo del GTD, así que no le des más vueltas, léete alguno de los dos libros que te he recomendado, te explicarán y aclararán muchas cosas, y comienza a gestionar tu vida de una forma eficaz.

Fuente:

medium.com/@primiumcm

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