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Yo uso Evernote en cualquier lugar

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Organizando mi actividad y mí archivo

Evernote se ha convertido en mi plataforma para gestionar mi actividad como blogger. Gracias a su increíble flexibilidad para organizar, clasificar y localizar la información puedo organizar mis tareas y compromisos con el método GTD (en este post explico cómo). Es algo muy extenso así que me centrare en contaros como organizo mi trabajo como blogger utilizando Evernote.

Gracias a ser un  software que trabaja en la nube, y multiplataforma, me evita esas desagradables sorpresas de no poder contar con un documento por descuido. ¡Si tienes conexión a internet, ya no hay escusa!

Con Evernote Premium, las libretas están disponibles sin conexión por lo que no es necesario una conexión a Internet. Tan solo un viaje a una región donde no tenga cobertura tu operador, puede significar una aumento considerable de tu factura telefónica cuando vuelvas (descarga de datos, navegación web, etc..). Con Evernote Premium[JO1] (45 dólares al año o 5 dólares al mes), puedes disponer de todas tus notas importantes en tu teléfono sin conexión y puedes descargar artículos importantes, emails y documentos de viajes para una lectura sin conexión.

 

Yo utilizo Evernote para…

Para capturar todas las ideas que me vienen a la cabeza para mi blog

Evernote me provee de varias formas sencillas e intuitivas para capturar cualquier idea o detalle que se cruce en mi camino y que antes dejaba escapar.

Combino el blogging con mi trabajo de desarrollador de software. Me paso el día en la oficina delante del ordenador y gracias a la dirección de correo electrónico que Evernote proporciona a sus usuarios (con extensión @m.evernote.com) puedo capturar todo lo relativo con mis asuntos que surge durante mi jornada laboral enviando un simple email.

Cuando no estoy delante del ordenador puedo retener mis ideas a través de mi dispositivo móvil. Una nota de voz grabada es un método para recopilar cuando te encuentras en movimiento.   Mientras caminas por la calle o si te estás desplazando en coche y te viene a la cabeza no puedes parar para anotarlo. Ya sea una idea para un post,  un nuevo enfoque para mejorar una ya escrito que puede darle mayor atractivo al publicarlo.

Grafico sobre Esquema post GTD capturado a través de una foto con mi Smartphone. Directa a la libreta para la preparación del post

En cambio con tu Smartphone puedes configurarlo para acceder a Evernote y grabar la nota con un par de clics. Registrar todo lo que se te pase por la cabeza en movimiento, sin perder ninguna de tus ocurrencias. Por ejemplo, en este caso capturé con mi Smartphone este esquema post GTD para utilizarlo después en la redacción de un post sobre este tema.

Mi archivo digital. Organizando mis ideas, textos y post publicados

Necesito guardar todo aquello que escribo así como todo el material que se genera en el proceso de escritura. He creado una libreta para cada uno de estos conceptos. A continuación enumero las libretas más importantes en el sistema de archivo:

  • Ideas para posts. Describo en una frase la idea sobre la cual escribir. Por ejemplo: “la Oficina en casa”. La clasifico con un máximo de tres etiquetas y la pongo en espera.
  • Textos y fragmentos. Párrafos, textos  que surgen en el momento menos esperado y que almaceno para utilizarlos en mis artículos. Se clasifican con una etiqueta para describir el tema del post.
  • Material. Sobre todo imágenes y referencias que puedo utilizar para ilustrar mis posts. Por ejemplo: imagen sobre Esquema Post GTD.
  • Referencias. Enlaces y PDFs sobre temas de los que suelo escribir. Clasificando cada uno con tres etiquetas máximo y un título descriptivo es suficiente para encontrar lo que busco entre las más de 300 referencias que manejo.
  • Publicados. Donde guardo todos aquellos post ya publicados. Creo una nota con un fichero Word adjunto y la clasifico con etiquetas que indican el blog donde se ha publicado, la lengua y el tema del post. Por ejemplo, el post que escribí sobre “Somos digitales”, fue publicado en bitscatalans.com, en catalán y su temática era la tele en Internet (ver gráfico).

Vista de una libreta de archivo. Utilizo la vista Fragmento para saber que notas llevan documento adjunto y cuál es  su contenido de un solo vistazo.

Para vincular varias notas del material de archivo, o una nota donde registro la tarea para crear un post y el material para documentarme utilizo  los enlaces entre notas. Soy muy fan de esta utilidad, me fascina que pueda utilizarse desde fuera de la aplicación, incluyendoenlaces a notas en un documento de Word y que al hacer clic, incluso sin tener Evernote abierto, nos lleve a la nota en cuestión.

En la imagen vemos como utilizo una nota para definir una tarea y marco mediante un índice el material contenido en otras notas para llevar a cabo esta función.

Soy usuario de una cuenta Premium precisamente por la necesidad de poder agregar gran cantidad de archivos, independientemente del tipo de archivo, a mi cuenta. La capacidad mensual de GB de la cuenta Premium me permite no tener que preocuparme por tener que controlar el límite de carga. Además ahora con la nueva funcionalidad de Incrementar Cuota de carga que permite comprar GBs individuales por 5 dólares cada uno, ya no tengo problemas de almacenamiento.

Para administrar la publicación de mis posts

Una vez visto como capturo las ideas y como las organizo, solo me falta explicar cómo utilizo Evernote para escribir mis posts. Habitualmente estoy trabajando con varios post a la vez, unos escribiéndolos y preparando su publicación, en otros recopilando material antes de pasar a su edición.

Los posts en preparación los creo en la pila proyectos en espera, donde creo una libreta para cada uno de los post en preparación, donde enviare el material y las referencias a utilizar.  Para cada post a publicar abro una libreta dentro de la pila Proyectos Activos, donde vuelco toda la información y material que voy a utilizar. Divido la actividad en dos posts porque me gusta distinguir los textos que están en edición y en preparación, visualmente me resulta menos confuso.

El ciclo de vida por el que pasa un post antes de ser publicado es el siguiente:

  1. Tengo una idea para un proyecto, por ejemplo un post sobre Evernote. La escribo describiendo la base: “Post: Como utilizar la API de Evernote de forma sencilla” y la envío a Evernote. Esta se deposita en el Inbox (libreta por defecto) a la espera de saber que hago con ella.
  2. Deposito dicha tarea en la carpeta de Ideas para posts, ya que escribir sobre este tema es complejo y necesitare documentarme.
  3. Realizo una lluvia de ideas, pequeños fragmentos que clasifico con una etiqueta con el nombre del post y envío a la libretaTextos y fragmentos
  4. Abro una libreta con el nombre  ”Documentación post API Evernote”, dentro de la pila de Proyectos en espera, donde por medio de una lluvia de ideas describo aquello sobre lo que voy hablar.
  5. Al finalizar el proceso de documentación muevo la libreta “Documentación post API Evernote”  a la pila Proyectos activos cambiándole el nombre por “Escribir post API Evernote”.
  6. Empiezo a escribir el post utilizando las notas enviadas aTextos y fragmentos y editando el post con el material de“Escribir post API Evernote”.

Mi consejo a los usuarios

He comentado el uso que hago del tema de los enlaces para vincular notas y poder localizar la información rápidamente. Hay otro truco que me permite filtrar y encontrar lo que busco de una forma prácticamente instantánea: marco las notas o los documentos agregados con una etiqueta específica, por ejemplo para un proyecto en concreto Ej: redes_sociales y creo una búsqueda guardada, que con un clic localice todas las notas con esta etiqueta. Si hay una gran cantidad de resultados, creo búsquedas guardadas y etiquetas más específicas, reduciendo el número de resultados y evitando la confusión. Sencillo pero efectivo. Aprende más sobre cómo buscar tus etiquetas y libretas en Evernote para Mac.

En la imagen vemos como la búsqueda guardada  ‘Sobre redes sociales’ da acceso a todas las notas con la etiqueta Redes_sociales. Con un clic obtenemos todas las notas con este clasificador.

Un antes y un después

El hecho de encontrar una aplicación lo suficientemente flexible y versátil para estructurar mi actividad, aportándome el orden necesario para poder centrarme en mi trabajo. Ahora todo está centralizado en un solo espació y accesible desde cualquier sitio.Todo es más fácil y más simple.

https://blog.evernote.com/

Escrito por @davidtorne

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